Elektronická spisová služba SpisUm

Digitální evidence a správa dokumentů

Komplexní vedení úředních dokumentů jednoduše, přehledně a efektivně. Šetřete svůj čas, ale především čas referentů, kteří s dokumenty pracují.

Je uměním vybrat správný produkt

Elektronická spisová služba, SpisUm, je intuitivním nástrojem, který v maximální míře podporuje soulad s požadavky pro zajištění integrace na ostatní systémy veřejné správy, kterým tak umožní splnit povinnost spisové služby. 

Ilustrační obrázek - Spisum

Mějte výsledky auditů pod kontrolou

Transparentní release proces deklaruje plánované změny v systému SpisUm přičemž zákazník je informován předem o úpravách podle připravované legislativy. Chápeme význam správného fungování spisové služby a vytváříme sebekontrolní procesy na prověřování spisové služby jako jeden ze základních informačních systémů.
Ilustrační obrázek - Spisum

Obíhat nechte dokumenty, ne zaměstnance

Nepodceňujte systém spisové služby, SpisUm požadovaným metadatám spravuje ve Vaší organizaci celý životní cyklus dokumentů. Zabraňte opakujícím se chybám při odesílání dokumentů, které se již nebudou ztrácet. Buďte připraveni na provádění skartačního řízení a předcházejte nedostatkům díky jednoduchým procesům a notifikacím.
Ilustrační obrázek - Spisum

Buďte v souladu s legislativou České republiky

SpisUm splňuje veškeré náležitosti legislativy České republiky na výkon spisové služby a obsahuje kontrolní mechanismy a jasný proces finalizace dokumentu a odeslání. Zároveň vychází z potřeb jednotlivých referentů a reflektuje odborné prověřené postupy. Splňujeme požadavky NSESS které umožňují provádění skartačního řízení.
Ilustrační obrázek - Spisum

Partnerský přístup

Jsme vaším partnerem. Věnujeme náležitou pozornost, odpovědnost z fungování a skutečný stav spisové služby. Společně nastavíme vhodné procesy, zajistíme řízení spisové služby po stránce metodické a vyškolíme dostatečné množství odborníků v rámci daných organizačních útvarů. Naše produkty přizpůsobujeme vaší práci, jejíž nedílnou součástí je pracovat v systému spisové služby.

Komplexní řešení
spisové služby

  • check-orangeCreated with Sketch. Příjem dokumentu v elektronické podobě je potvrzen odpovědní zprávou v souladu s právními předpisy
  • check-orangeCreated with Sketch. Šifrovaná komunikace s využitím SSL certifikátu
  • check-orangeCreated with Sketch. Předávání dokumentů v datovém balíčku SIP do národního digitálního archivu
  • check-orangeCreated with Sketch. Možnost přidání nových funkcionalit aktualizace systému spisové služby podle měnících se požadavků příslušných právních úprav
  • check-orangeCreated with Sketch. Umožnění autorizované a jiné konverze včetně konverzních doložek
  • check-orangeCreated with Sketch. Integrace s MS Office, ARES, EPA, ISDS a další agendové systémy
  • check-orangeCreated with Sketch. Široké množství systémových konfigurací a schvalovacího procesu
  • check-orangeCreated with Sketch. Transakční protokol včetně kompletní historie kdo a kdy s daným dokumentem pracoval

Řešení SpisUm je postaveno na open-source platformě Alfresco.

Řešení SpisUm je postaveno na open source platformě Alfresco.

Se SpisUm získáte

Ilustrační obrázek

Uživatelsky jednoduchou online aplikaci dostupnou on-premise nebo cloud

Ilustrační obrázek

Systém v souladu s legislativou České republiky a vyhlášky č.259/2012 Sb. a NSESS

Ilustrační obrázek

Cenově dostupné a škálovatelné řešení postavené na open-source platformě

Moduly

Podatelna

Zde se uskutečňuje prvotní příjem dokumentu. Je zde možné dokument editovat a přidělit ho odpovědnému pracovníkovi.  Automaticky se načtou metadata – údaje o dokumentu (např. odesílatel, datový formát, datum a čas doručení). Přílohy se převedou do výstupních datových formátů.

Evidence

Slouží především k převzetí dokumentů z Podatelny a přidělení jednacího čísla. Je zde možné vytvoření vlastního dokumentu  (konceptu) a jeho povýšení na dokument. Následně možné založení dokumentu do spisu a vyplnění metadat. Každá úprava metadat se ukládá do transakčního protokolu. Spisy i dokumenty se předávají s vyplněným důvodem předání.

Výpravna

Slouží k odeslání dokumentů adresátům a celkové evidenci odeslaných dokumentů. K odeslání lze využít možnost přes datovou schránku, e-mailem nebo českou poštou. Eviduje se zde i odeslání dalšími způsoby (např. kurýrem). Odesílaní pomocí faxu neni podporováno.

Spisovna

Je určena pro dlouhodobé ukládání dokumentů a spisů v správném formátu po dobu skartační lhůty ze kterého se realizuje skartační řízení. 

Podatelna

V podatelně se uskutečňuje prvotní evidence dokumentu. Je zde možné dokument editovat a přidělit ho odpovědnému pracovníkovi. U dokumentu v elektronické podobě proběhne kontrola na výskyt škodlivého kódu. Ověří se elektronický podpis, časové razítko, elektronická pečeť a certifikáty. Automaticky se načtou metadata – údaje o dokumentu (např. odesílatel, datový formát, datum a čas doručení). Přílohy se převedou do výstupních datových formátů.

Evidence

Slouží především k doplnění metadat zadaných v Podatelně, schválení a vyřízení přijatého dokumentu a vytvoření konceptu. Následně pak vlastního dokumentu a jeho schválení, podepsání a vyřízení.

Zakládají se zde spisy do kterých se dokumenty zatřiďují. Spisy i dokumenty se předávají jinému pracovníkovi.

Výpravna

Slouží k odeslání vlastních dokumentů adresátům a celkové evidenci odeslaných dokumentů.

K odeslání lze využít možnost přes datovou schránku, e-mailem, poštou. Eviduje se zde i odeslání dalšími způsoby (např. kurýrem).

Spisovna

Je určena pro dlouhodobé ukládání dokumentů a spisů. Také jejich zapůjčení a evidenci zápůjček a probíhá v něm skartační řízení ve všech fázích. Od zařazení dokumentů a spisů do skartačního řízení až po jejich konečnou skartaci.

Klíčové schopnosti

  • Přijímat a odesílat dokumenty ve všech formátech
  • Provádět konverze do jiných formátů podle platné legislativy
  • Skenovat a vytěžovat data
  • Fulltextově vyhledávat a prohlížet transakční historii
  • Používat různé šablony
  • Kontrolovat čitelnost a zamezit výskytu škodlivého kódu u dokumentů
  • Kontrolovat elektronické podpisy dle eIDAS
  • Využívat napojení na registry
  • Příjem a odeslání pošty (e-mail, datová schránka)
  • Zálohování metadat
  • Validace a třídění příchozích dokumentů
  • Skartace a Archivace
  • Prohledávání historie dokumentů
  • Dávkové podepisování a certifikace
  • Administrace a uživatelské nastavení
  • Jmenný rejstřík
  • Dostupnost s mobilních zařízení
  • Hromadné importování dat z agendových systémů

Máte naši podporu

Prodejem produktu naše spolupráce nekončí, ba naopak začíná. Nejste si jistí, zda SpisUm řešení je pro vás vhodné? Neváhejte se na nás obrátit. Poradíme a individuálně proškolíme vaše zaměstnance.

ilustrační obrázek - Helpdesk

HelpDesk

Poskytujeme helpdeskovou podporu v českém jazyce 24/7.

Ilustrační obrázek - Školení

Školení

Klademe důraz na individuální proškolení dle potřeb vašich zaměstnanců.

Ilustrační obrázek - nadstavbové úpravy

Nadstavbové úpravy

Zajišťujeme úpravy SpisUm na míru vašim individuálním potřebám.

Jsme vaším partnerem

Pokud vás naše řešení SpisUm zaujalo, neváhejte nás kontaktovat, rádi vám poskytneme více informací.

Information Systems Factory Group s.r.o.
Rohanské nábřeží 661/5 186 00 Praha 8, Karlín

Napište nám

Odesláním tohoto formuláře berete na vědomí, že uvedené osobní údaje budou zpracovávány pro účely uzavření a plnění smlouvy s Vámi, účely vnitřních administrativních potřeb, ochranu právních nároků, zasílání obchodních sdělení a plnění zákonných povinností společností Information Systems Factory Group s.r.o., IČO: 034 40 621. Více o ochraně osobních údajů a Vašich právech naleznete ZDE.

SpisUm

Information Systems Factory Group s. r. o.
Rohanské nábřeží 661/5 186 00 Praha 8, Karlín
Close Menu