Elektronická spisová služba SpisUm

Komplexní vedení úředních dokumentů jednoduše, přehledně a efektivně. Šetřete svůj čas, ale především čas referentů, kteří s dokumenty pracují.

Digitální evidence a správa dokumentů

1. Mějte výsledky auditů pod kontrolou

Transparentní release proces deklaruje plánované změny v systému SpisUm přičemž zákazník je informován předem o úpravách podle připravované legislativy. Chápeme význam správného fungování spisové služby a vytváříme sebekontrolní procesy na prověřování spisové služby jako jeden ze základních informačních systémů.

2. Buďte v souladu s legislativou České republiky

SpisUm splňuje veškeré náležitosti legislativy České republiky na výkon spisové služby a obsahuje kontrolní mechanismy a jasný proces finalizace dokumentu a odeslání. Zároveň vychází z potřeb jednotlivých referentů a reflektuje odborné prověřené postupy. Splňujeme požadavky NSESS které umožňují provádění skartačního řízení.

3. Obíhat nechte dokumenty, ne zaměstnance

Nepodceňujte systém spisové služby, SpisUm požadovaným metadatám spravuje ve Vaší organizaci celý životní cyklus dokumentů. Zabraňte opakujícím se chybám při odesílání dokumentů, které se již nebudou ztrácet. Buďte připraveni na provádění skartačního řízení a předcházejte nedostatkům díky jednoduchým procesům a notifikacím.

4. Partnerský přístup

Jsme vaším partnerem. Věnujeme náležitou pozornost, odpovědnost z fungování a skutečný stav spisové služby. Společně nastavíme vhodné procesy, zajistíme řízení spisové služby po stránce metodické a vyškolíme dostatečné množství odborníků v rámci daných organizačních útvarů. Naše produkty přizpůsobujeme vaší práci, jejíž nedílnou součástí je pracovat v systému spisové služby.

Komplexní řešení spisové služby

  • Příjem dokumentu v elektronické podobě je potvrzen odpovědní zprávou v souladu s právními předpisy
  • Šifrovaná komunikace s využitím SSL certifikátu
  • Předávání dokumentů v datovém balíčku SIP do národního digitálního archivu
  • Možnost přidání nových funkcionalit aktualizace systému spisové služby podle měnících se požadavků příslušných právních úprav
  • Umožnění autorizované a jiné konverze včetně konverzních doložek
  • Integrace s MS Office, ARES, EPA, ISDS a další agendové systémy
  • Široké množství systémových konfigurací a schvalovacího procesu
  • Transakční protokol včetně kompletní historie kdo a kdy s daným dokumentem pracoval

Podívejte se na kompletní klíčové funkce a modely systému SpisUm    Moduly

Produkt nové generace

Elektronická spisová služba SpisUm je intuitivním nástrojem, který v maximální míře zaručí transparentní a přehledné spravování dokumentů v souladu s právními předpisy.

Created with Sketch.

Uživatelsky jednoduchá online aplikace dostupná on-premise nebo na cloudu.

Created with Sketch.

Systém v souladu s legislativou České republiky a vyhlášky č. 259/2012 Sb. a NSESS

Created with Sketch.

Cenově dustupné a škálovatelné řešení postavené na open-source platformě

Komplexní řešení spisové služby

Podatelna

Prvotní příjem a editování dokumentu

Podatelna

Zde se uskutečňuje prvotní příjem dokumentu. Je zde možné dokument editovat a přidělit ho odpovědnému pracovníkovi. Automaticky se načtou metadata – údaje o dokumentu (např. odesílatel, datový formát, datum a čas doručení). Přílohy se převedou do výstupních datových formátů.

Evidence

Přijímání a evidence dokumentu

Evidence

Slouží především k převzetí dokumentů z Podatelny a přidělení jednacího čísla. Je zde možné vytvoření vlastního dokumentu (konceptu) a jeho povýšení na dokument. Následně možné založení dokumentu do spisu a vyplnění metadat. Každá úprava metadat se ukládá do transakčního protokolu.

Výpravna

Prvotnní příjem a editování dokumentu

Výpravna

Slouží k odeslání dokumentů adresátům a celkové evidenci odeslaných dokumentů. K odeslání lze využít možnost přes datovou schránku, e-mailem nebo českou poštou. Eviduje se zde i odeslání dalšími způsoby (např. kurýrem). Odesílaní pomocí faxu neni podporováno.

Spisovna

Dlouhodobé ukládání spisů a dokumentů

Spisovna

Je určena pro dlouhodobé ukládání dokumentů a spisů v správném formátu po dobu skartační lhůty ze kterého se realizuje skartační řízení.

Klíčové funkce

Skupina funkcí č. 1

  • Přijímat a odesílat dokumenty ve všech formátech
  • Provádět konverze do jiných formátů podle platné legislativy
  • Skenovat a vytěžovat data
  • Fulltextově vyhledávat a prohlížet transakční historii

Skupina funkcí č. 2

  • Používat různé šablony
  • Kontrolovat čitelnost a zamezit výskytu škodlivého kódu u dokumentů
  • Kontrolovat elektronické podpisy dle eIDAS
  • Využívat napojení na registry

Skupina funkcí č. 3

  • Příjem a odeslání pošty (e-mail, datová schránka)
  • Zálohování metadat
  • Validace a třídění příchozích dokumentů
  • Skartace a Archivace
  • Prohledávání historie dokumentů

Skupina funkcí č. 4

  • Dávkové podepisování a certifikace
  • Administrace a uživatelské nastavení
  • Jmenný rejstřík
  • Hromadné importování dat z agendových systémů

Produkt nové generace

Elektronická spisová služba SpisUm je intuitivním nástrojem, který v maximální míře zaručí transparentní a přehledné spravování dokumentů v souladu s právními předpisy.

Máte naši podporu

Prodejem produktu naše spolupráce nekončí, ba naopak začíná. Nejste si jistí, zda SpisUm řešení je pro vás vhodné?
Neváhejte se na nás obrátit. Poradíme a individuálně proškolíme vaše zaměstnance.

Helpdesk

Poskytujeme podporu v českém jazyce 24/7.

Školení

Klademe důraz na individuální proškolení

Nadstavba

Úpravy na míru vašim individuálním potřebám.

Alfresco

SpisUm je postaveno na open-source platformě.

Jsme vaším partnerem

Pokud vás naše řešení SpisUm zaujalo, neváhejte nás kontaktovat, rádi vám poskytneme více informací.

Information Systems Factory Group s.r.o. Švábova 772/18, Hlubočepy, 152 00 Praha 5

IČ: 03440621
DIČ: CZ0344062

SpisUm

Information Systems Factory Group s. r. o.
Rohanské nábřeží 661/5, 186 00 Praha 8