Elektronická spisová služba SpisUm
Komplexní vedení úředních dokumentů jednoduše, přehledně a efektivně. Šetřete svůj čas, ale především čas referentů, kteří s dokumenty pracují.
Digitální evidence a správa dokumentů
1. Mějte výsledky auditů pod kontrolou
Transparentní release proces deklaruje plánované změny v systému SpisUm, přičemž zákazník je informován předem o úpravách, a to v souladu s připravovanou legislativou. Chápeme význam správného fungování spisové služby. Vytváříme sebekontrolní procesy na prověřování spisové služby, jako jednoho ze základních informačních systémů.
2. Buďte v souladu s legislativou České republiky
SpisUm splňuje veškeré náležitosti legislativy České republiky na výkon spisové služby. Obsahuje kontrolní mechanismy, jasný proces finalizace dokumentu a jeho odeslání. Zároveň vychází z potřeb jednotlivých referentů a reflektuje odborné prověřené postupy. Splňuje požadavky NSESS které umožňují provádění skartačního řízení.
3. Obíhat nechte dokumenty, nikoliv zaměstnance
Nepodceňujte systém spisové služby, SpisUm spravuje ve Vaší organizaci celý životní cyklus dokumentů, a to díky správě jejich metadat. Zabraňte opakujícím se chybám při odesílání dokumentů, které se již nebudou ztrácet. Buďte připraveni na provádění skartačního řízení. Předcházejte chybám a nedostatkům díky jednoduchým procesům a notifikacím.
4. Partnerský přístup
Jsme Vaším partnerem. Věnujeme náležitou pozornost všem zákazníkům i procesům samotné spisové služby. Odpovědně se stavíme za profesionální stav spisové služby a její funkčnost. Společně nastavíme vhodné procesy, zajistíme řízení spisové služby po stránce metodické, a vyškolíme dostatečné množství odborníků v rámci daných organizačních útvarů. Naše produkty přizpůsobujeme Vaší práci, jejíž nedílnou součástí je pracovat v systému spisové služby.
Komplexní řešení spisové služby
- Příjem dokumentu v elektronické podobě potvrzený informativní zprávou v souladu s právními předpisy
- Šifrovaná komunikace s využitím SSL certifikátu
- Předávání dokumentů v datovém balíčku SIP do národního digitálního archivu
- Možnost přidání nových funkcionalit aktualizace systému spisové služby podle měnících se požadavků příslušných právních úprav
- Možnost autorizované a jiné konverze včetně konverzních doložek
- Integrace s MS Office, ARES, EPA, ISDS a dalších agendových systémů
- Široké množství systémových konfigurací a schvalovacích procesů
- Transakční protokol včetně kompletní historie kdo a kdy s daným dokumentem pracoval
Podívejte se na kompletní klíčové funkce a modely systému SpisUm Moduly
Produkt nové generace
Elektronická spisová služba SpisUm je intuitivním nástrojem, který v maximální míře zaručí transparentní a přehledné spravování dokumentů v souladu s právními předpisy.
Uživatelsky jednoduchá online aplikace dostupná on-premise nebo na cloudu.
Systém v souladu s legislativou České republiky a vyhlášky č. 259/2012 Sb. a NSESS
Cenově dostupné a škálovatelné řešení postavené na open-source platformě
Komplexní řešení spisové služby
Podatelna
Podatelna
Evidence
Evidence
Výpravna
Výpravna
Spisovna
Spisovna
Klíčové funkce
Skupina funkcí č. 1
- Přijímat a odesílat dokumenty ve všech formátech
- Provádět konverze do jiných formátů podle platné legislativy
- Skenovat a vytěžovat data
- Fulltextově vyhledávat a prohlížet transakční historii
Skupina funkcí č. 2
- Používat různé šablony
- Kontrolovat čitelnost a zamezit výskytu škodlivého kódu u dokumentů
- Kontrolovat elektronické podpisy dle eIDAS
- Využívat napojení na registry
Skupina funkcí č. 3
- Příjem a odeslání pošty (e-mail, datová schránka)
- Zálohování metadat
- Validace a třídění příchozích dokumentů
- Skartace a Archivace
- Prohledávání historie dokumentů
Skupina funkcí č. 4
- Dávkové podepisování a certifikace
- Administrace a uživatelské nastavení
- Jmenný rejstřík
- Hromadné importování dat z agendových systémů
Produkt nové generace
Elektronická spisová služba SpisUm je intuitivním nástrojem, který v maximální míře zaručuje transparentní a přehlednou správu dokumentů, a to v souladu s právními předpisy.
Máte naši podporu
Prodejem produktu naše spolupráce nekončí, naopak začíná. Nejste si jisti, zda SpisUm řešení je pro vás vhodné?
Neváhejte se na nás obrátit. Poradíme Vám a individuálně proškolíme Vaše zaměstnance.
Helpdesk
Poskytujeme podporu v českém jazyce 24/7.
Školení
Klademe důraz na individuální proškolení
Nadstavba
Úpravy na míru Vašim individuálním potřebám.
Alfresco
SpisUm je postaveno na open-source platformě.
Jsme vaším partnerem
Pokud Vás naše řešení SpisUm zaujalo, neváhejte nás kontaktovat, rádi Vám poskytneme více informací.
IČO: 03440621
DIČ: CZ0344062
