POSLAT POPTÁVKU
POPTAT DEMO APLIKACE
Github
Linkedin-in
logo - spisum
Poslat poptávku
Chci DEMO
logo - spisum
Poptávka
DEMO

Elektronická spisová služba SpisUm

Komplexní vedení úředních dokumentů jednoduše, přehledně a efektivně. Šetřete svůj čas, ale především čas referentů, kteří s dokumenty pracují. 

Zjistěte více

1. Moderní řešení spisové slžby

SpisUm je moderní řešení s jednoduchým a intuitivním uživatelským rozhraním reflektující nároky a požadavky každého uživatele spisové služy. Se SpisUm můžete evidovat jakýkoliv digitální obsah jednoduše, přehledně a efektivně.

2. Buďte v souladu s legislativou České republiky

SpisUm splňuje náležitosti legislativy České republiky na výkon spisové služby. Obsahuje kontrolní mechanismy, jasný proces finalizace dokumentu a jeho odeslání. Zároveň vychází z potřeb jednotlivých referentů a reflektuje odborné prověřené postupy. Splňuje požadavky NSESS, které umožňují provádění skartačního řízení.

3. Obíhat nechte dokumenty, nikoliv zaměstnance

Nepodceňujte systém spisové služby, SpisUm spravuje ve Vaší organizaci celý životní cyklus dokumentů, a to díky správě jejich metadat. Zabraňte opakujícím se chybám při odesílání dokumentů, které se již nebudou ztrácet. Buďte připraveni na provádění skartačního řízení. Předcházejte chybám a nedostatkům díky jednoduchým procesům a notifikacím.

4. Partnerský přístup

Jsme Vaším partnerem. Věnujeme náležitou pozornost všem zákazníkům i procesům samotné spisové služby. Odpovědně se stavíme za profesionální stav spisové služby a její funkčnost. Společně nastavíme vhodné procesy, zajistíme řízení spisové služby po stránce metodické a vyškolíme dostatečné množství odborníků v rámci daných organizačních útvarů. Naše produkty přizpůsobujeme Vaší práci, jejíž nedílnou součástí je pracovat v systému spisové služby.

Komplexní řešení spisové služby

  • Příjem dokumentu v elektronické podobě potvrzený informativní zprávou v souladu s právními předpisy
  • Šifrovaná komunikace s využitím SSL certifikátu
  • Předávání dokumentů v datovém balíčku SIP do národního digitálního archivu
  • Možnost přidání nových funkcionalit aktualizace systému spisové služby podle měnících se požadavků příslušných právních úprav
  • Možnost konverze včetně konverzních doložek
  • Integrace s ISDS
  • Transakční protokol včetně kompletní historie kdo a kdy s daným dokumentem pracoval

Podívejte se na kompletní klíčové funkce a modely systému SpisUm    Moduly

Produkt nové generace

Elektronická spisová služba SpisUm je intuitivním nástrojem, který v maximální míře zaručí transparentní a přehledné spravování dokumentů v souladu s právními předpisy.

Poptejte SpisUm
Created with Sketch.

Uživatelsky jednoduchá online aplikace dostupná on-premise nebo na cloudu.

Created with Sketch.

Systém v souladu s legislativou České republiky a vyhlášky č. 259/2012 Sb. a NSESS

Created with Sketch.

Cenově dostupné a škálovatelné řešení postavené na open-source platformě

Komplexní řešení spisové služby

Podatelna

Prvotní příjem a editování dokumentu

Podatelna

Zde se uskutečňuje prvotní příjem dokumentu. Je zde možné dokument editovat a přidělit jej odpovědnému pracovníkovi. Automaticky se načtou metadata – údaje o dokumentu (např. odesílatel, datový formát, datum a čas doručení). Přílohy se převedou do výstupních datových formátů.

Evidence

Přijímání a evidence dokumentu

Evidence

Slouží především k převzetí dokumentu z Podatelny a přidělení jednacího čísla. Je zde možné vytvoření vlastního dokumentu (konceptu) a jeho povýšení na dokument. Následně je možné založit dokument do spisu a vyplnit metadata. Každá úprava metadat se ukládá do transakčního protokolu.

Výpravna

Prvotní příjem a editování dokumentu

Výpravna

Slouží k odeslání dokumentů adresátům a celkové evidenci odeslaných dokumentů. K odeslání dokumentů lze využít služeb datové schránky, e-mailu nebo České pošty.

Spisovna

Dlouhodobé ukládání spisů a dokumentů

Spisovna

Je určena pro dlouhodobé ukládání dokumentů a spisů, a to ve správném formátu. To vše po dobu skartační lhůty, ze které se realizuje skartační řízení.

Klíčové funkce

Funkce modulů Podatelna a Výpravna

  • Příjem dokumentů (e-mailem, datovou schránkou, poštou)
  • Validace a třídění příchozích dokumentů
  • Zaevidování dokumentu
  • Postoupení dokumentu k vyřízení
  • Odeslání dokumentu (e-mailem, datovou schránkou, poštou, převzetím, zveřejněním) a správa zásilek
  • Stahování doručenek k odeslaným datovým zprávám
  • Kontrola škodlivého kódu u přijatých dokumentů i dokumentů k odeslání

Funkce modulů Evidence a Podpisová kniha

  • Provedení konverze dokumentů a převod doumentů do výstupního formátu podle platné legislativy
  • Vytváření poznámek v dokumentu nebo spisu
  • Předání dokumentu jinému uživateli (např. k podepsání nebo opečetění) nebo spisovému uzlu
  • Opatření dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisem/kvalifikovanou elektronickou pečetí
  • Vytváření konceptu a povýšení konceptu na dokument
  • Kontrola úplnosti dokumentu, vyřízení dokumentu a jeho zařazení do spisu
  • Kontrola úplnosti spisu, uzavření spisu a jeho přenos do Spisovny

Funkce modulu Spisovna

  • Uchování vyřízených dokumentů po dobu skartační lhůty
  • Zapůjčení digitálních dokumentů ze Spisovny

Funkce modulu Skartace

  • Podpora procesu skartačního řízení
  • Předávání dokumentů v datovém balíčku SIP do Národního digitálního archivu
  • Sestavení a odeslání skartačního návrhu včetně průvodního dopisu
  • Import rozhodnutí a přejímky z Národního digitálního archivu
  • Smazání komponent zničených dokumentů

Funkce modulu Jmenný rejstřík

  • Založení a editace nového subjektu
  • Vytváření vazeb mezi subjekty a dokumenty

Funkce modulu Administrace

  • Zobrazení, procházení a export transakčního protokolu
  • Evidence konverzí
  • Uložení denního otisku
  • Správa uživatelů a rolí

Produkt nové generace

Elektronická spisová služba SpisUm je intuitivním nástrojem, který v maximální míře zaručuje transparentní a přehlednou správu dokumentů, a to v souladu s právními předpisy.

Poptejte SpisUm

Máte naši podporu

Prodejem produktu naše spolupráce nekončí, naopak začíná. Nejste si jisti, zda SpisUm řešení je pro vás vhodné?
Neváhejte se na nás obrátit. Poradíme Vám a individuálně proškolíme Vaše zaměstnance.

Helpdesk

Poskytujeme podporu v českém jazyce 24/7.

Školení

Klademe důraz na individuální proškolení

Nadstavba

Úpravy na míru Vašim individuálním potřebám.

Alfresco

SpisUm je postaveno na open-source platformě.

Jsme Vaším partnerem

Pokud Vás naše řešení zaujalo, neváhejte nás kontaktovat, rádi Vám SpisUm předvedeme.

ISFG Technology a.s.
Švábova 772/18, Praha 5
e-mail: info@isfgroup.cz
IČ: 10975047

logo isfg

Jsme skupina nadšenců open-source, která přináší inovace nejen do veřejné správy.

Facebook-f
Github
Linkedin-in

Kontaktujte nás

Odesláním tohoto formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů. Více o ochraně osobních údajů a Vašich právech naleznete ZDE.

Objednat demo aplikace

Odesláním tohoto formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů. Více o ochraně osobních údajů a Vašich právech naleznete ZDE.

Staňte se naším partnerem!

Odesláním tohoto formuláře souhlasíte se zpracováním osobních údajů. Více o ochraně osobních údajů a Vašich právech naleznete ZDE.

Registrace

Napište nám

Odesláním tohoto formuláře souhlasíte se zpracování osobních údajů. Více o ochraně osobních údajů a Vašich právech naleznete ZDE.

Úspěšně odesláno!

Brzy Vás budeme kontaktovat na Vámi zadaný e-mail.