Elektronická spisová služba SpisUm
Komplexní vedení úředních dokumentů jednoduše, přehledně a efektivně. Šetřete svůj čas, ale především čas referentů, kteří s dokumenty pracují.
1. Moderní řešení spisové slžby
SpisUm je moderní řešení s jednoduchým a intuitivním uživatelským rozhraním reflektující nároky a požadavky každého uživatele spisové služy. Se SpisUm můžete evidovat jakýkoliv digitální obsah jednoduše, přehledně a efektivně.
2. Buďte v souladu s legislativou České republiky
SpisUm splňuje náležitosti legislativy České republiky na výkon spisové služby. Obsahuje kontrolní mechanismy, jasný proces finalizace dokumentu a jeho odeslání. Zároveň vychází z potřeb jednotlivých referentů a reflektuje odborné prověřené postupy. Splňuje požadavky NSESS, které umožňují provádění skartačního řízení.
3. Obíhat nechte dokumenty, nikoliv zaměstnance
Nepodceňujte systém spisové služby, SpisUm spravuje ve Vaší organizaci celý životní cyklus dokumentů, a to díky správě jejich metadat. Zabraňte opakujícím se chybám při odesílání dokumentů, které se již nebudou ztrácet. Buďte připraveni na provádění skartačního řízení. Předcházejte chybám a nedostatkům díky jednoduchým procesům a notifikacím.
4. Partnerský přístup
Jsme Vaším partnerem. Věnujeme náležitou pozornost všem zákazníkům i procesům samotné spisové služby. Odpovědně se stavíme za profesionální stav spisové služby a její funkčnost. Společně nastavíme vhodné procesy, zajistíme řízení spisové služby po stránce metodické a vyškolíme dostatečné množství odborníků v rámci daných organizačních útvarů. Naše produkty přizpůsobujeme Vaší práci, jejíž nedílnou součástí je pracovat v systému spisové služby.
Komplexní řešení spisové služby
- Příjem dokumentu v elektronické podobě potvrzený informativní zprávou v souladu s právními předpisy
- Šifrovaná komunikace s využitím SSL certifikátu
- Předávání dokumentů v datovém balíčku SIP do národního digitálního archivu
- Možnost přidání nových funkcionalit aktualizace systému spisové služby podle měnících se požadavků příslušných právních úprav
- Možnost konverze včetně konverzních doložek
- Integrace s ISDS
- Transakční protokol včetně kompletní historie kdo a kdy s daným dokumentem pracoval
Podívejte se na kompletní klíčové funkce a modely systému SpisUm Moduly
Produkt nové generace
Elektronická spisová služba SpisUm je intuitivním nástrojem, který v maximální míře zaručí transparentní a přehledné spravování dokumentů v souladu s právními předpisy.
Uživatelsky jednoduchá online aplikace dostupná on-premise nebo na cloudu.
Systém v souladu s legislativou České republiky a vyhlášky č. 259/2012 Sb. a NSESS
Cenově dostupné a škálovatelné řešení postavené na open-source platformě
Komplexní řešení spisové služby
Podatelna
Podatelna
Evidence
Evidence
Výpravna
Výpravna
Spisovna
Spisovna
Klíčové funkce
Funkce modulů Podatelna a Výpravna
- Příjem dokumentů (e-mailem, datovou schránkou, poštou)
- Validace a třídění příchozích dokumentů
- Zaevidování dokumentu
- Postoupení dokumentu k vyřízení
- Odeslání dokumentu (e-mailem, datovou schránkou, poštou, převzetím, zveřejněním) a správa zásilek
- Stahování doručenek k odeslaným datovým zprávám
- Kontrola škodlivého kódu u přijatých dokumentů i dokumentů k odeslání
Funkce modulů Evidence a Podpisová kniha
- Provedení konverze dokumentů a převod doumentů do výstupního formátu podle platné legislativy
- Vytváření poznámek v dokumentu nebo spisu
- Předání dokumentu jinému uživateli (např. k podepsání nebo opečetění) nebo spisovému uzlu
- Opatření dokumentu kvalifikovaným elektronickým podpisem/kvalifikovanou elektronickou pečetí
- Vytváření konceptu a povýšení konceptu na dokument
- Kontrola úplnosti dokumentu, vyřízení dokumentu a jeho zařazení do spisu
- Kontrola úplnosti spisu, uzavření spisu a jeho přenos do Spisovny
Funkce modulu Spisovna
- Uchování vyřízených dokumentů po dobu skartační lhůty
- Zapůjčení digitálních dokumentů ze Spisovny
Funkce modulu Skartace
- Podpora procesu skartačního řízení
- Předávání dokumentů v datovém balíčku SIP do Národního digitálního archivu
- Sestavení a odeslání skartačního návrhu včetně průvodního dopisu
- Import rozhodnutí a přejímky z Národního digitálního archivu
- Smazání komponent zničených dokumentů
Funkce modulu Jmenný rejstřík
- Založení a editace nového subjektu
- Vytváření vazeb mezi subjekty a dokumenty
Funkce modulu Administrace
- Zobrazení, procházení a export transakčního protokolu
- Evidence konverzí
- Uložení denního otisku
- Správa uživatelů a rolí
Produkt nové generace
Elektronická spisová služba SpisUm je intuitivním nástrojem, který v maximální míře zaručuje transparentní a přehlednou správu dokumentů, a to v souladu s právními předpisy.
Máte naši podporu
Prodejem produktu naše spolupráce nekončí, naopak začíná. Nejste si jisti, zda SpisUm řešení je pro vás vhodné?
Neváhejte se na nás obrátit. Poradíme Vám a individuálně proškolíme Vaše zaměstnance.
Helpdesk
Poskytujeme podporu v českém jazyce 24/7.
Školení
Klademe důraz na individuální proškolení
Nadstavba
Úpravy na míru Vašim individuálním potřebám.
Alfresco
SpisUm je postaveno na open-source platformě.
