Elektronická spisová služba SpisUm
Digitální evidence a správa dokumentů
Je uměním vybrat správný produkt
Elektronická spisová služba, SpisUm, je intuitivním nástrojem, který v maximální míře podporuje soulad s požadavky pro zajištění integrace na ostatní systémy veřejné správy, kterým tak umožní splnit povinnost spisové služby.
Mějte výsledky auditů pod kontrolou
Obíhat nechte dokumenty, ne zaměstnance
Buďte v souladu s legislativou České republiky
Partnerský přístup
Komplexní řešení
spisové služby
- Příjem dokumentu v elektronické podobě je potvrzen odpovědní zprávou v souladu s právními předpisy
- Šifrovaná komunikace s využitím SSL certifikátu
- Předávání dokumentů v datovém balíčku SIP do národního digitálního archivu
- Možnost přidání nových funkcionalit aktualizace systému spisové služby podle měnících se požadavků příslušných právních úprav
- Umožnění autorizované a jiné konverze včetně konverzních doložek
- Integrace s MS Office, ARES, EPA, ISDS a další agendové systémy
- Široké množství systémových konfigurací a schvalovacího procesu
- Transakční protokol včetně kompletní historie kdo a kdy s daným dokumentem pracoval
Řešení SpisUm je postaveno na open-source platformě Alfresco.
Řešení SpisUm je postaveno na open source platformě Alfresco.
Se SpisUm získáte
Uživatelsky jednoduchou online aplikaci dostupnou on-premise nebo cloud
Systém v souladu s legislativou České republiky a vyhlášky č.259/2012 Sb. a NSESS
Cenově dostupné a škálovatelné řešení postavené na open-source platformě
Moduly
Podatelna
Zde se uskutečňuje prvotní příjem dokumentu. Je zde možné dokument editovat a přidělit ho odpovědnému pracovníkovi. Automaticky se načtou metadata – údaje o dokumentu (např. odesílatel, datový formát, datum a čas doručení). Přílohy se převedou do výstupních datových formátů.
Evidence
Slouží především k převzetí dokumentů z Podatelny a přidělení jednacího čísla. Je zde možné vytvoření vlastního dokumentu (konceptu) a jeho povýšení na dokument. Následně možné založení dokumentu do spisu a vyplnění metadat. Každá úprava metadat se ukládá do transakčního protokolu. Spisy i dokumenty se předávají s vyplněným důvodem předání.
Výpravna
Slouží k odeslání dokumentů adresátům a celkové evidenci odeslaných dokumentů. K odeslání lze využít možnost přes datovou schránku, e-mailem nebo českou poštou. Eviduje se zde i odeslání dalšími způsoby (např. kurýrem). Odesílaní pomocí faxu neni podporováno.
Spisovna
Je určena pro dlouhodobé ukládání dokumentů a spisů v správném formátu po dobu skartační lhůty ze kterého se realizuje skartační řízení.
Podatelna
Evidence
Slouží především k doplnění metadat zadaných v Podatelně, schválení a vyřízení přijatého dokumentu a vytvoření konceptu. Následně pak vlastního dokumentu a jeho schválení, podepsání a vyřízení.
Zakládají se zde spisy do kterých se dokumenty zatřiďují. Spisy i dokumenty se předávají jinému pracovníkovi.
Výpravna
Slouží k odeslání vlastních dokumentů adresátům a celkové evidenci odeslaných dokumentů.
K odeslání lze využít možnost přes datovou schránku, e-mailem, poštou. Eviduje se zde i odeslání dalšími způsoby (např. kurýrem).
Spisovna
Je určena pro dlouhodobé ukládání dokumentů a spisů. Také jejich zapůjčení a evidenci zápůjček a probíhá v něm skartační řízení ve všech fázích. Od zařazení dokumentů a spisů do skartačního řízení až po jejich konečnou skartaci.
Klíčové schopnosti
- Přijímat a odesílat dokumenty ve všech formátech
- Provádět konverze do jiných formátů podle platné legislativy
- Skenovat a vytěžovat data
- Fulltextově vyhledávat a prohlížet transakční historii
- Používat různé šablony
- Kontrolovat čitelnost a zamezit výskytu škodlivého kódu u dokumentů
- Kontrolovat elektronické podpisy dle eIDAS
- Využívat napojení na registry
- Příjem a odeslání pošty (e-mail, datová schránka)
- Zálohování metadat
- Validace a třídění příchozích dokumentů
- Skartace a Archivace
- Prohledávání historie dokumentů
- Dávkové podepisování a certifikace
- Administrace a uživatelské nastavení
- Jmenný rejstřík
- Dostupnost s mobilních zařízení
- Hromadné importování dat z agendových systémů
Máte naši podporu
Prodejem produktu naše spolupráce nekončí, ba naopak začíná. Nejste si jistí, zda SpisUm řešení je pro vás vhodné? Neváhejte se na nás obrátit. Poradíme a individuálně proškolíme vaše zaměstnance.
HelpDesk
Poskytujeme helpdeskovou podporu v českém jazyce 24/7.
Školení
Klademe důraz na individuální proškolení dle potřeb vašich zaměstnanců.
Nadstavbové úpravy
Zajišťujeme úpravy SpisUm na míru vašim individuálním potřebám.
Jsme vaším partnerem
Pokud vás naše řešení SpisUm zaujalo, neváhejte nás kontaktovat, rádi vám poskytneme více informací.
Information Systems Factory Group s.r.o.
Rohanské nábřeží 661/5 186 00 Praha 8, Karlín
